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一、会场选择

会场即会议召开的场所。会场的选择首先应考虑会议的性质与目的;其次要考虑会场规格、大小、交通、环境与设备是否适合;Z后，要注意与会人数的多少、背景情况及偏好等。

二、会场检查要点

不论我们对会议的规划有多详尽，也不论对会议的准备工作有多周全，倘若在开会前对会场不作后的审视，都有可能功亏一。基于此，在开会前的半个小时至一个小时，秘书人员Z好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否已做好:

(1)座位是否按原定计划编排。

(2)会议有关的资料是否齐全，这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、纸张、铅笔等。

(3)必要的时候，公司年会布置费用，再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下，开会前的提醒颇能产生实效。

大型会议策划原则

一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。

领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场.

开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份（请礼仪小姐担任主持人除外）。

(一)会场环境布置

布置会场时，须注意以下几项:

(1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准许吸烟，则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟，则不能让烟灰缸在会场中出现。此外，Z好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数较多时，也可以按实际需要，将座位区分为吸烟区与非吸烟区。

(2)如果与会者之间彼此并不熟悉，公司年会布置收费，则应考虑是否事先准备姓名卡片。

(3)必要的时候，再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下，开会前的提醒颇能产生实效。

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会议支出构成

(1)场地租金:场地租金中通常会包含某些常用会议设施、设备和物品，譬如音响系统、激光指示笔、椅、主*台、白板或者黑板、油性笔、粉等，但一些非常规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主*台发言线路时也可能需要另外的预算。

(2)餐饮费用:会议餐饮服务可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程的需要及会议目的。如果将餐饮与会议社交活动相结合，则餐饮服务的标准要求会相对高一些，进而带动餐饮费用的提高。此外，餐饮企业是否允许自带酒水、对服务费的相关规定等，会直接影响餐饮费用。大型会议可以在会前与服务企业就价格政策进行谈判，以节省餐饮费用。会议会场场地布置报价

(3)交通费用:会议的交通费用主要是会场交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预订交通。会议会场场地布置报价

(4)会议设备租赁费用:不同的会议活动对设备的需求也不尽相同。大型会议、国际性会议以及特定*业领域的会议活动，可能还需要使用一些特殊设备，如LED 显示屏、投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，通常租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。会议设备的品牌、产地、型号及新旧程度不同，虎门公司年会布置，租赁的价格可能相差很大。在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求，以便获得Z高的性*比。

(5)会场布置费用:如果会议有特殊的布置要求，公司年会布置电话，还需要进行专门的设计、临时建筑物的搭建和会议场地布置，需要支出相关的设计费、搭建费、布场物料费、工程人工费等。

(6)其他支持费用:会议的举办需要使用支持性的服务，如广告宣传费、物流费用、临时人工费、仓储费用等，可根据会议的具体需要选择。

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会议的筹备工作

1、确定接待规格

会议规模是由主持单位领导决定。一般来说，企业内部的一般工作性会议讲究效率，可以不拘形式。对于上级单位主持的会议，因为邀请各企业的代表参加，所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作，成立一个会务组，专门研究布置会议接待接待的有关工作。公司年会会场布置活动

2、发放会议通知

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出，这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

从服务的主体来看，会务服务依附会议的召开而存在，不开会就不存在会务服务。同样，会务服务的标准随会议规格的升高而攀升，随着会议规格的降低而就简。所以，会务服务的标准不是我们准备的越越好，而是要从实际出发，根据会议规格的实际标准制定相应的会务服务计划。会务服务可以一套自己的标准，但是这个标准也不是一成不变的，而是根据会议现场情况随时变通的。

人员配置：根据策划方案，合理配置人员，包括主持人、主讲人、接待人员、安保人员等，确保会议的顺利进行。

 物资准备：准备必要的物资，如桌椅、音响设备、网络通讯设备等，确保会议现场的顺利使用。公司年会会场布置活动

现场管理：现场管理是确保会议顺利进行的关键，需要制定详细的管理方案，包括签到、入场安检、安全保卫等方面。

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