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汽智广告（广州）有限公司——晚会会议  

会议接待人员分工确定

要确保会议的顺利进行，必须要对会议接待人员进行明确分工，具体内容如下：

1、确定惟*的联络人

要确定*一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会;

2、确定*席

要从会议召集者、参与会议的高*导、与议题关系*为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议*席。公司年会布置搭建

3、确定会议记录者

好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。在会议过程中，晚会会议，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

会务策划流程

1. 确定会议主题和目标受众：明确会议的主题和目的，了解参会人员的背景和需求，为后续的策划工作提供基础。

2. 场地选择：根据会议规模和预算，晚会会议开幕，选择合适的场地，包括会议室、宴会厅、户外场地等。

3. 活动安排：根据会议内容和参会人员的需求，设计各种活动，如讲座、研讨、交流、晚宴等，确保参会人员能够充分互动和交流。

4. 餐饮安排：根据参会人员的口味和需求，安排合适的餐饮，包括早餐、午餐、晚餐以及茶歇等。

照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：（1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。（2）中型会议，人数在一百至一千人之间。（3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。（4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集*、庆祝大会等。

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会议物品与设施的准备

会务组人员在准备会议文字材料的同时，还要准备会议所需的物品与设施

1.会议物品与设施的种类

(1)常用文具。如笔、墨、纸等。

(2)印刷设备。如打字机、扫描仪、复印机等。

(3)会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、空调、消防设施等

(4)会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语等。会务服务公司哪家好

(5)视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、DVD机、磁带、光盘、同声翻译系统、可视电话会议系统、电视屏幕墙等。

(6)通信设施。如传真机、电话机、电视机、计算机以及相应的通信网络设施等(7)交通工具。如小轿车、大巴车等接送与会者的车辆。

?展会服务项目主要包括以下几个方面?：?1展前服务?：包括会展接待前期准备，如接受会展预订、会前协调、展前检查、会议接待物品准备等。此外，元宵晚会会议，还包括会场基本设施的准备，如常用文具、生活用品、装饰用品、视听器材等。?展中服务?：?礼仪接待服务?：提供会议记录、资料整理、签到引导、现场咨询等服务。?安全保卫服务?：确保展会现场的安全，防止安全事故的发生。?设计安装服务?：负责展位的设计和搭建，确保展位的结构和安全。?物品租赁服务?：提供展柜、桌椅、电脑等设备的租赁服务。?运输仓储服务?：负责展品的运输和储存。?会务服务公司哪家好

会展服务包括展馆的租赁服务，展位布局设计、装饰、设备配置等，以及展品展示、推广和销售等服务。

咨询服务

会展服务包括咨询服务，提供行业动态、随时运输通关、方便快捷报关及时准确送达等服务。会务服务公司哪家好

餐饮安排

展览服务包括餐饮安排。根据参考内容，展览不统一安排餐饮，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式，自助餐或者围桌餐。

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视频会议室环境要求

视频会议系统，又称会议电视系统，是指帮助两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时互动，天河区酒店会议现场布置，以达到会议目的的系统设备。视频会议能使双方或多方进行语言交流，还能看到彼此的表情和动作，使处于不同地方的人就像在同一房间内沟通交流一样。酒店会议现场布置

视频会议通过设备、系统、环境之间的良好配合，能够带给用户高质量的音视频交流享受，但在设备配置、系统调试、环境要求等方面都有着更为严格的要求。(一)设备安装方式和设备负荷

终端设备均采用机架式安装方式安装，晚会会议服务，摄像头采用支架或托盘安装。设备负荷Z大功耗为200W

 灯光要求

灯光是视频会议室的一个基本条件。视频会议室的门窗需要用深色窗帘遮挡。视频会议室的灯光布置必须合理，光源对于人的视觉应无不良影响(无刺眼感觉)，天河区酒店会议现场布置，同时光线分布在人脸上应均匀。实践证明，三基色灯(R、G、B，色温为3200K)效果Z好。酒店会议现场布置

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